Werkkostenregeling (WKR) 2025: alles wat je moet weten als werkgever of HR-professional

Ben je op zoek naar manieren om de Werkkostenregeling in 2025 optimaal te benutten? In deze blog duiken we in de Werkkostenregeling (WKR), een belangrijke fiscale regeling als centraal onderdeel van het HR-beloningsbeleid. Daarnaast gaan we in op de Prinsjesdag-actualiteiten en laten we zien hoe je als werkgever de WKR kunt optimaliseren. Door deze goed in te richten, met kennis over gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en WKR-tips en -tricks, helpen we je om slim om te gaan met je beschikbare WKR-ruimte.

In het artikel gaan we in op:

• Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?
• Wat is de vrije ruimte in de WKR?
• Wat is de vrije ruimte in 2025?
• Welke gerichte vrijstellingen zijn er?
• Werkgevers en inzicht in de WKR-vrije ruimte
• Hoe kun je de vrije ruimte optimaal benutten?
• Hoe kan ik als werkgever de WKR optimaal inzetten?
• Wat zijn de randvoorwaarden voor salaris uitruil?
• Wat zijn slimme tips om de WKR optimaal in te zetten?
• WKR & arbeidsvoorwaarden Masterclass Alleo

‍

Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?

Laten we beginnen met de basis: de Werkkostenregeling is een fiscale regeling waarmee werkgevers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers kunnen geven. In plaats van talloze losse regelingen is er sinds enkele jaren een regel die dit vervangt. Hierbij is een bepaald percentage van je totale loonsom beschikbaar als "vrije ruimte." Binnen deze vrije ruimte kun je jouw team onbelaste extraatjes geven. Hoe hoger de loonsom, hoe groter de vrije ruimte.

Belangrijke componenten van de WKR

De Werkkostenregeling (WKR) bestaat uit verschillende belangrijke componenten die werkgevers in staat stellen om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te bieden zonder belastingheffing.

Wat zijn nihilwaarderingen?

Bepaalde verstrekkingen die gelden voor voorzieningen op de werkplek zelf worden fiscaal gewaardeerd op €0, wat betekent dat ze niet meetellen voor de vrije ruimte dus worden vrijgesteld van belasting. Voorbeelden hiervan zijn:

• Gebruik van bedrijfsmiddelen op de werkplek (zoals computers of telefoons).
• Maaltijden op de werkplek (e.g. fruit, kopje koffie).
• Parkeerplaatsen op het terrein van de werkgever.

Wat zijn gerichte vrijstellingen?

Gerichte vrijstellingen zijn bedoeld voor vergoedingen en verstrekkingen met een zakelijk doel buiten de werkplek. Omdat deze kosten bijdragen aan het werk en duidelijk zakelijk zijn, mag je ze buiten de vrije ruimte vergoeden. Voorbeelden hiervan zijn:

• Reiskostenvergoeding (tot €0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer).
• Studiekosten en opleidingskosten.
• Veiligheidsmiddelen zoals helmen of beschermende kleding.

Zolang je voldoet aan de voorwaarden die de Belastingdienst stelt, betaal je over deze posten dus géén loonbelasting en géén 80% eindheffing. Dit maakt gerichte vrijstellingen bijzonder aantrekkelijk voor werkgevers.

Wat is de vrije ruimte?

Vergoedingen die niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen, komen ten laste van de vrije ruimte als je ze belastingvrij aan je medewerkers wilt geven.De vrije ruimte is het deel van de loonsom dat je als werkgever per jaar belastingvrij mag gebruiken voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan medewerkers. Binnen dit budget hoef je géén loonbelasting af te dragen.

Wat is de vrije ruimte WKR in 2025?

De vrije ruimte WKR voor 2025 is iets gunstiger dan verwacht. Aanvankelijk leek het erop dat de percentages hetzelfde zouden blijven als in 2024, maar inmiddels is bekend dat de vrije ruimte wordt uitgebreid van 1,92% naar 2% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom.

Voor 2025 gelden de volgende percentages:

• Tot een fiscale loonsom van €400.000: 2%
• Boven de fiscale loonsom van €400.000: 1,18%

Dit betekent dat je, afhankelijk van de totale fiscale loonsom, een bepaald bedrag onbelast kunt besteden aan beloningen en vergoedingen. Het is nu gemakkelijker om vooruit te plannen, omdat het percentage duidelijk is, mits je personeelsbestand en lonen ongeveer gelijk blijven.

Let op: wanneer je boven de vrije ruimte komt, betaal je een eindheffing van 80% over het bedrag dat je overschrijdt.

Deze wijziging biedt meer ruimte om onbelaste vergoedingen te verstrekken, vooral voor bedrijven met een loonsom rond of onder de €400.000.

In de WKR Gids 2025 vind je een uitgebreide uitwerking over hoe je de WKR slim in kunt zetten in het nieuwe jaar.

Hoe kun je de vrije ruimte optimaal benutten?

Door nu al te berekenen hoeveel ruimte je hebt, kun je voorkomen dat je aan het einde van het jaar belastingen moet betalen over vergoedingen die anders onbelast hadden kunnen zijn.

Hoe kan ik als werkgever de WKR optimaal inzetten?

Steeds meer werkgevers willen de beschikbare ruimte eerlijker verdelen over hun diverse teams. Een eerste manier is via een budgetbijdrage ten behoeve van vitaliteit, bijvoorbeeld tussen de 15 en 50 euro per maand, die de werknemer kan gebruiken om te sporten of voor andere doeleinden.

Een tweede manier is om werknemers toegang te geven tot de vrije ruimte, waarbij de werknemer fiscaal vriendelijk uitruilt, maar zelf betaalt voor de arbeidsvoorwaarden. De waarde wordt binnen de WKR uitgeruild, dus zowel de werknemer als de werkgever betaalt geen belasting over dit bedrag. Dit kan een besparing opleveren van 40%. Voor de werkgever kan dit zelfs een besparing opleveren van 18% op sociale lasten, omdat dit binnen de WKR wordt uitgeruild.

• Meer koopkracht creëren
• Besparing op sociale lasten

Wat zijn de randvoorwaarden voor salaris uitruil?

Hoewel salaris uitruil een aantrekkelijke optie kan zijn, zijn er ook een aantal zaken om rekening mee te houden:

• Invloed op toeslagen en grondslagen: wanneer werknemers hun salaris verlagen via uitruil, kan dit van invloed zijn op hun recht op toeslagen.
• Kaders en bestedingsdoelen: bepaal samen met je werknemers wat de beste invulling is voor de vrije ruimte, bijvoorbeeld vitaliteit of duurzaamheid.

Een gedegen beleid hiervoor is dan ook erg belangrijk.

Wat zijn tips om de WKR optimaal in te zetten?

Er zijn tal van manieren om slim gebruik te maken van de WKR, zonder dat je vrije ruimte volledig wordt opgesoupeerd. We hebben een aantal opties voor je op een rijtje gezet:

• Verjaardagscadeaus: gebruik de kleine geschenkenregeling om leuke attenties te geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte.
• Lunchvoorzieningen: vraag een kleine bijdrage van je werknemers, zodat de rest kan worden aangemerkt als een onbelaste vrijstelling.
• Verkoop van bovenwettelijk verlof: geef je medewerkers de mogelijkheid om vakantiedagen te kopen of verkopen buiten de WKR om, voor meer flexibiliteit.
• Teamuitjes: richt een personeelsvereniging op, laat werknemers maandelijks een kleine bijdrage doen en verdubbel dit als werkgever belastingvrij. Zo blijft er meer ruimte over in de WKR voor andere zaken.
• Fietsregeling: overweeg een leasefietsenregeling aan te bieden, die je team kan gebruiken voor woon-werkverkeer, buiten de WKR.

Benieuwd naar meer WKR tips & tricks? Lees in de WKR Gids 2025 hoe je de vrije ruimte in de Werkkostenregeling optimaal kan benutten om je team een aantrekkelijk benefits pakket te bieden.

Hoe voorkom je dat je vrije ruimte onnodig belast wordt?

Het is zonde om vergoedingen in de vrije ruimte te plaatsen terwijl ze wellicht onder gerichte vrijstellingen vallen. Denk aan zaken zoals bedrijfsfitness: als dit onderdeel is van je arboplan, kan het onbelast worden verstrekt. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent over welke uitgaven wel en niet onder de WKR vallen, zodat je optimaal gebruik kunt maken van de fiscale voordelen.

Meer WKR tips & tricks?

De WKR biedt volop mogelijkheden om fiscaal voordelig vergoedingen aan je werknemers te verstrekken. Of je nu kiest voor een vitaliteitsbudget, salaris uitruil of belastingvrije vergoedingen zoals fietslease, door goed te plannen en de ruimte optimaal te benutten, kun je flink besparen.


👨💻 Bekijk hier een handige masterclass terug, waarin we samen met BDO Nederland bespreken hoe je de WKR optimaal in kan zetten voor secundaire arbeidsvoorwaarden.

‍