Cafetariaregeling aanbieden via Alleo

Extra’s aanbieden via de Cafetariaregeling

Fitnessabonnementen, een leasefiets, reiskosten. Ondernemers kunnen verschillende secundaire arbeidsvoorwaarden financieren. Regelmatig kan de budgettering in de weg liggen voor het introduceren van nieuwe arbeidsvoorwaarden. Maar er zijn nog andere manieren waarop werkgevers benefits kunnen bieden – mét belastingvoordeel.

Dankzij de cafetariaregeling kan een werkgever met fiscaal voordeel extra arbeidsvoorwaarden bieden aan werknemers. En dat fiscale voordeel, dat geldt ook voor de werknemers.

Wat is de cafetariaregeling

Het cafetariamodel is een regeling waarbij werknemers (een deel van) hun brutoloon kunnen inruilen voor een andere ‘beloning’. Omdat er geen belasting wordt betaald over het uitgeruilde onderdeel van het brutoloon, kan het bij werknemers serieus belastingvoordeel opleveren. Zo worden de kosten lager dan wanneer het met het nettoloon aangeschaft wordt.

Het aantrekkelijke aan de cafetariaregeling is dat er verschillende onderdelen van het brutoloon gebruikt kunnen worden, zoals het vakantiegeld of de 13e maand. Zo kan de werknemer zelf bepalen met welke looncomponent hij/zij de uitruil wil doen.

Waarom de cafetariaregeling aanbieden?

Omdat werknemers zelf bepalen waarvoor ze het brutobedrag omruilen, geven ze zichzelf als ware korting op bepaalde (werkgerelateerde) kosten. Een aantal opties zijn bijvoorbeeld een leasefiets, extra vakantiedagen of een extra pensioenregeling. Daarnaast is het cafetariamodel ook interessant voor werkgevers: het brutobedrag waar je als werkgever premies over betaalt wordt lager, waardoor jij vervolgens bespaart op je lasten.

Cafetariaregeling reiskosten

Een voorbeeld van de cafetariaregeling? Wanneer reiskostenvergoeding niet mogelijk is, of niet hoog genoeg is om de werk-woonverkeer kosten van een werknemer te dekken, kan de cafetariaregeling ook gebruikt worden voor een onbelaste reiskostenvergoeding. Zo kan de werknemer een deel van zijn of haar brutoloon inzetten en uitruilen voor extra reiskostenvergoeding – welk vervoermiddel dan ook. Zo wordt er optimaal gebruikgemaakt van reiskostenvergoeding.

Cafetariaregeling fiets

Nog een voorbeeld van de cafetariaregeling is de leasefiets. De overheid heeft namelijk in januari 2020 het nieuwe fietsplan ingevoerd, wat ervoor zorgt dat de kosten voor een leasefiets buiten de werkkostenregeling valt. In plaats daarvan kun je bruto-netto korting een fiets leasen.

Dankzij het nieuwe fietsplan financier je een leasefiets met het brutoloon van de werknemer. De kosten voor de leasefiets worden van het brutoloon afgetrokken, waardoor het brutoloon lager wordt. Als gevolg wordt ook de belasting die over het brutoloon betaalt lager, waardoor het netto voor voordeel zorgt. Hierbij hoeft de werkgever niet nog een bijdrage te leveren, maar dat kan wel – en kosteloos. Het bruto belastingvoordeel kan bijvoorbeeld weer in de leasefiets gestoken worden. Hier lees je meer over de fietsregeling.

Cafetariaregeling en WKR

Sommige werkgevers denken dat het met het cafetariamodel niet meer mogelijk is om gebruik te maken van de werkkostenregeling. Maar dat kan zeker nog. Ook al maak je gebruik van het cafetariamodel, dan kan je alsnog de werkkostenregeling gebruiken voor bepaalde vergoedingen of verstrekkingen (extra giften boven op het loon) voor werknemers. Dankzij de vrije ruimte van de WKR geef je die vergoedingen belastingvrij. Een verschil is dat de cafetariaregeling op het loon van de werknemer wordt ingehouden, maar de werkkostenregeling een extra belastingvrije ruimte is die de werkgever kan gebruiken om benefits belastingvrij aan te bieden. Hier lees je meer over de WKR.

Sommige werkgevers gebruiken de werkkostenregeling voor lunches, uitjes of een kerstpakket – andere voor benefits, reiskosten of vergoeding van thuiswerkkosten. Vaak zijn dit kosten waarbij de werknemers niet zelf een bijdrage inleveren, maar is het een manier voor werkgevers om wat extra’s te kunnen bieden. Het interessante aan benefits via Alleo is dat werknemers wél zelf wat kunnen kiezen.

Cafetariaregeling voorwaarden

• Er zijn een aantal voorwaarden waar de cafetariaregeling aan moet voldoen.
• De cafetariaregeling moet schriftelijk vastgesteld zijn in de (aanvullende) arbeidsovereenkomst.
• De ‘uitruil’ gaat over het brutoloon dat de werknemer nog moet gaan ontvangen.
• De Belastingdienst keurt de ‘ruil’ goed of af. Het is dus belangrijk dat het duidelijk is voor de belastingdienst dat er ook echt een ‘ruil’ van brutoloon voor een onbelaste vergoeding is.
• Zorg ervoor dat de aanpassingen die je maakt door de cafetariaregeling niet in strijd zijn met de wet: doordat je vakantiedagen uitruilt kan het bijvoorbeeld zo zijn dat ze onder het wettelijke minimum komen.
• De realiteitswaarde: De cafetariaregeling moet een duidelijke toevoeging zijn aan de arbeidsvoorwaarden. Het mag niet gebruikt worden om af en toe een belastingvoordeel binnen te halen. Nee: werknemers moeten structureel van de cafetariaregeling gebruik kunnen maken (en zo hun arbeidsvoorwaarden aanpassen).

Cafetariamodel binnen jouw organisatie toepassen? Neem contact op!

Waarom zou je de cafetariaregeling inzetten?
Het is voor werkgevers vooral aantrekkelijk om ‘extra’ onderdelen van het brutoloon, zoals het vakantiegeld, te gebruiken. Zo hoeft daar namelijk minder belasting over betaald te worden. Daarnaast kan de cafetariaregeling gewoon naast de werkkostenregeling ingezet worden. De vrije ruimte van de WKR kan zo voor andere kosten gebruikt worden – een persoonlijk budget voor benefits, bijvoorbeeld. Daarover vind je hier meer.

Via de Alleo app kun je jouw werknemers een keuzebudget geven waarmee ze zelf hun benefitspakket kunnen samenstellen.